PENERAPAN METODE 5S DI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS PRIMA INDONESIA

Abstract

Biro Administrasi Akademik (BAA) memiliki tugas sebagai tata usaha sekaligus bagian kepegawaian sebuah universitas. Peningkatan efektivitas dan efisiensi kerja staf  tidak terlepas dari kegiatan yang dilakukan dalam area BAA, oleh karena itu ruangan rapi dan bersih harus dimiliki. Kendala yang dihadapi oleh BAA adalah keterbatasan ruangan yang membuat kondisi keringkasan, kerapian, dan kebersihan  ruangan kurang mendapat perhatian. Panjangnya rentang waktu yang dibutuhkan dalam pencarian berkas, pengambilan presensi dan pelayanan kepada mahasiswa mengakibatkan waktu pelayanan terganggu sehingga komplain terhadap efektifitas kerja BAA tinggi. Salah satu upaya perbaikan yang bisa diterapkan adalah penerapan metode 5S dan perancangan ulang tata letak fasilitas menggunakan algoritma corelap. Penelitian ini dilakukan dengan mencari data nama barang, jumlah, dan  job description masing-masing staf, mengukur luas ruangan secara keseluruhan, fungsi dan frekuensi penggunaan barang/alat serta arsip yang berada di ruanga. Hasil perancangan menggunakan corelap mendapatkan pengurangan jarak antar departemen sebesar 7,09 % atau sebesar 7,09 m. Penerapan Metode 5S yaitu Seiri dengan memisahkan barang yang diperlukan dengan barang yang tidak diperlukan, Seiton melakukan relayout serta lokasi penyimpanan yang tetap dan tepat untuk barang yang diperlukan serta pembuatan label yang jelas, Seiso menyediakan alat kebersihan dan merancang aktivitas kebersihan yang harus dilakukan, Seiketsu membuat form 5S dan standarisasi tempat kerja untuk karyawan, Shitsuke membuat prosedur kerja 5S dan ditaati.